Sejarah Serta Kelebihan Dan Kekurangan Penggunaan Email

Surat elektronik atau email sudah mulai digunakan sejak tahun 1960-an. Namun, jika dipikirkan kembali pada tahun berikut, internet belum ada. Sehingga pada saat itu, pesan elektronik ini dapat digunakan dengan menggunakan beberapa komputer yang terbentuk sebagai jaringan.

Berbicara mengenai sejarah email, mari kita memutar waktu menuju tahun 1986. Pada sebuah perusahaan yang bernama Olt Break and Newman (BBN) yang dikontrak oleh Department Pertahanan Amerika Serikat dalam menciptakan sesuatu yang bernama ARPANET. ARPANET ini merupakan cikal bakal dari internet. Ya, dulu internet ini memiliki sejarah dengan nama ‘ARPANET’ yang merupakan singkatan dari ‘Advanced Research Projects Agency Network. Dulu, ARPANET diciptakan karena memiliki tujuan dalam menciptakan suatu metode komunikasi antara institusi militer dan pendidikan satu sama lain.

Ray Tomlinson yang merupakan seorang insinyur ini telah ditugaskan dalam proyek SNDMSG pada tahun 1971. Ray pada saat itu merupakan seorang computer engineer yang bekerja pada Bolt, Beranek and Newman (BBN). BBN merupakan suatu lembaga milik lembaga Pertahanan Amerika. SNDMSG merupakan suatu program baru yang sebenarnya merupakan program lama, namun diaktifkan kembali oleh Amerika Serikat. Jika dibandingkan degan perkembangan teknologi masa kini, maka dapat dikatakan bahwa program SNDMSG ini merupakan program yang terbilang sangat primitif bahkan jauh dari modernisasi.

Sejarah Email

Dalam program SNDMSG ini hanya bisa digunakan dalam meninggalkan pesan pada sebuah komputer. Dapat dikatakan bahwa dalam program tersebut hanyalah memungkinkan para pengguna pada mesin yang sama saja dapat saling mengirim pesan satu sama lain. Namun, bagaimana jika berbeda mesin?

Pengguna mesin tersebut hanya dapat membuat dokumen teks yang kemudian dikirimkan ke dalam kotak surat pada mesin yang sama. Karena, pada saat itu, Ray hanya bereksperimen yang hanya bisa meninggalkan pesan pada sebuah komputer saja. Seiring perkembangannya waktu dan teknologi, maka inovasi dalam berteknologi pun muncul kembali dengan adanya Ray yang melanjutkan eksperimennya. Ia mencoba menggunakan file protocol yang bernama CYPNET. Hal ini diharapkan bahwa SNDMSG ini dapat mengirim pesan ke komputer lain dengan catatan masih dalam jaringan ARPAnet. Nah, di sinilah tercipta atau awal mulanya ‘email’.

Pengertian Email

Email merupakan surat yang dikirimkan atau digunakan dengan medianya adalah elektronik. Jadi, secara harfiah, email ini terdiri dari kata ‘e’ yang berarti elektronik, dan ‘mail’ yang berarti ‘pesan’. Sehingga dapat dikatakan bahwa email ini merupakan pesan elektronik. Dengan menggunakan email, kita dapat mengirimkan surat berupa teks maupun gambar ke alamat email lainnya melalui jaringan internet. Adapun beberapa keuntungan dalam menggunakan email sebagai pengirim pesan kita di antaranya:

Pesan akan langsung diterima dan dibaca oleh orang yang kita tuju melalui alamat email yang kita kirimkan.
Dapat menghemat biaya dibandingkan dengan mengirimkan surat melalui pos.
Bahkan kini mulai dapat digunakan tanpa keluar biaya alias gratis dalam mengirim pesan. Yang penting adalah akses internet.

Kelebihan Menggunakan Email

Kita tidak hanya memahami sejarah email, namun kita perlu memahami bagaimana kelebihan dalam menggunakan email. Kelebihan-kelebihan itu di antaranya:

1. Nyaman, Murah dan Mudah

Bayangkan saja, dulu ketika nenek kakek kita ingin mengirim pesan, mereka harus pergi dulu ke kantor Pos. namun sekarang, kita sudah bisa mengirimkan pesan kita hanya tinggal duduk saja di depan komputer yang cukup terhubung dengan internet saja. Bahkan akhir-akhir ini, email pun sudah bisa dikirimkan menggunakan ponsel kita dan PAD (Personal Assistant data).

Dalam hitungan detik, pesan yang kita kirim dapat terkirim ke berbagai belahan dunia manapun. Dengan biaya yang sangat murah bahkan gratis, kita dapat mengirim pesan tersebut kapanpun dan dimanapun. Bahkan mengirim email kini diakui lebih murah dibandingkan biaya telepon atau pesan SMS (Short Message Send). Selain itu, kita juga lebih berhemat dalam penggunaan sumber daya seperti kertas, pulpen, atau pun yang lainnya dalam mengirimkan pesan.

2. Global

Email dapat dikatakan universal, karena dapat digunakan oleh siapa saja, di mana saja, dan kapan saja. Sehingga dapat dikatakan bahwa email merupakan jenis komunikasi yang universal. Bahkan kita dapat menyimpan pesan kita yang terkirim di email, sehingga tidak akan hilang pesan kita, kecuali dihapus oleh kita sendiri. Bahkan pesan yang kita kirimkan ini bukan hanya berupa teks saja, melainkan bisa berupa gambar ataupun video, bahkan suara.

Kelemahan Email

Segala sesuatu, pasti memiliki kelebihan dan juga kelemahan. Sehingga, dalam penggunaan email pun juga terdapat kekurangannya. Walaupun email ini lebih kelebihannya dibandingkan kekurangannya. Beberapa kelemahan penggunaan email ini di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Salah Kirim

Bayangkan saja, ketika kita bekerja di salah satu perusahaan, lalu kita dapat perintah dari bos untuk mengirim pesan berupa dokumen penting kepada perusahaan partner. Namun, kita salah alamat email. Masih lebih bagus, jika alamat email yang kita kirimkan tidak ada yang menggunakan atau alamat yang belum pernah digunakan oleh siapapun. Jika alamat email tersebut sudah digunakan oleh orang lain, bisa-bisa dokumen tadi akan disalahgunakan oleh orang tersebut. Ya, walaupun sebenarnya kekurangan ini terletak pada diri kita sebagai manusia yang tak luput dari kesalahan.

2. Rawan Penyadapan

Tidak menutup kemungkinan bahwa pesan dalam email kita akan disadap oleh siapapun oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Sehingga, kita perlu berhati-hati dalam mengirimkan pesan ke orang lain. Apalagi pesan tersebut sifatnya rahasia.

3. Pemalsuan Identitas

Identitas dalam email ini bukanlah identitas asli. Sehingga, bisa saja banyak oknum yang memanfaatkan hal ini. Maka dari itu, kita seringkali bukan menerima SPAM dari orang yang tidak kita kenal? Karena identitas sulit terbongkar dalam sebuah pesan elektronik ataupun dalam dunia maya.

4. SPAM

Mungkin kita akan risih dengan jutaan SPAM yang masuk ke dalam email kita. Hal ini merupakan salah satu kelemahan email yang masih belum bisa diatasi. Karena masih saja banyak penyedia email yang tidak menyaring SPAM yang masuk ke dalam email kita.

5. Kebanjiran Email

Jika kita jarang sekali atau bahkan hampir tidak pernah membuka email kita, maka dapat dipastikan kita akan kebanjiran email nantinya.

6. Respon Lambat

Tidak semua orang membuka emailnya setiap hari. Sehingga tidak semua orang yang kita kirimi pesan langsung merespon pesan kita. Sehingga ada kemungkinan pesan akan direspon lambat oleh penerima.

Komponen Email

Didalam sebuah alamat email, kita selalu menjumpai dua bagian email yang tak pernah lepas dari komponen email. Dua bagian tersebut antara lain adalah:

Jenis Email

Adapun jenis-jenis email yang memiliki kelebihan dan kekurangan sendiri-sendiri yang juga berbeda-beda. Tiga jenis email yang perlu kita ketahui di antaranya:

1. POP mail

POP mail merupakan salah satu jenis email yang biasanya kita terima dari ISP kita. Kelebihan dari jenis email ini adalah kemampuannya yang dapat dibaca secara offline alias tak perlu koneksi ke internet ketika ingin mengecek email. Yang diperlukan hanyalah koneksi ke server POP mail kita.

Ketika sudah terkoneksi, maka kita dapat mengunduh seluruh email yang ada. Kemudian, kita bisa memutuskan koneksi dengan internet dan membaca pesan email. Namun, kekurangan dari jenis email ini adalah kita tidak bisa mengecek email kita di sembarang tempat. Hal inilah yang dapat membatasi ruang gerak kita dalam membaca email kita.

2. Email berbasis web

Email berbasis web atau Web Based Mail merupakan salah satu jenis email yang ditawarkan oleh berbagai situs atau web yang ada. Kelebihan dari jenis email ini berbeda halnya dengan POP Mail, yang hanya bisa mengecek di satu tempat saja. Namun pada jenis email ini, kita bisa mengecek email dari mana saja, sehingga tempat manapun tanpa batasan ruang, kita bisa mengecek pesan email kita. Namun, kekurangan dari Web Based Mail ini adalah kita harus terhubung atau koneksi dengan internet.

3. Email Forwarding

Dalam penggunaan email jenis ini, kita bisa menyembunyikan alamat email yang sebenarnya dan kita tidak perlu lagi untuk memberitahu email kita yang baru. Itulah ketiga jenis email yang perlu kita ketahui sebagai landasan dasar dalam penggunaan email. Ketiga jenis tersebut merupakan tiga jenis email yang paling mendasar. Karena seiring berkembangnya teknologi, jenis-jenis email pun juga mulai berkembang.

Mengakses Email

Awalnya, email akan disimpan dalam sebuah mail server. Pada umumnya, seseorang yang hendak menggunakan email perlu terhubung dengan internet dengan menggunakan koneksi ISP. Karena nantinya, email yang diterima akan tersimpan secara otomatis ke dalam server surat elektronik ISP. Adapun jenis-jenis ISP yang digunakan sebagai koneksi ke email di antaranya:

1. Menggunakan Browser

Ketika kita ingin menggunakan email, kita perlu terakses dulu ke internet. Dalam browser terdapat Internet Explorer dan juga Mozilla Firefox. Namun, akhir-akhir ini orang lebih banyak menggunakan Mozilla Firefox. Bahkan Mozilla Firefox pun juga mulai terkalahkan kepopulerannya sebagai browser. Browser yang mengalahkan Mozilla Firefox ini adalah Google Chrome.

Disini, muncullah Google Plus atau Google Mail atau Gmail sebagai jenis email yang baru. Seperti halnya pada Yahoo! Mail ataupun Gmail, kita perlu terakses dahulu ke internet hingga dalam keadaan online. Pada umumnya, layanan email berbasis Web selalu disediakan layanan email gratis oleh penyelenggara atau server pesan.

2. Program Email Client

Program Email Client ini di antaranya adalah Eudora Mail, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Mutt dan lain sebagainya. Dalam menggunakan program-program tersebut, kita harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Dengan menggunakan program email client, maka kita dapat membaca email tanpa adanya koneksi internet secara terus-menerus.

Bahkan kita juga dapat mengirimkan ratusan atau bahkan ribuan pesan email secara bersamaan. Selain itu, dengan menggunakan program email client, kita dapat menikmati berbagai fitur penyuntingan dan pembacaan email yang mana fitur tersebut dapat digunakan dalam keadaan offline atau tanpa koneksi internet. Sehingga kita bisa lebih hemat dalam penggunaan internet.

Etika Penggunaan Email

Sama halnya menulis surat, bahwa menggunakan email juga memiliki kebijakan dan etika-etika yang tidak tertulis dalam penggunaannya. Dan juga sama halnya seperti sebuah pesan bahwa email juga terdapat pesan formal dan pesan informal. Sehingga, dalam penggunaan email kita perlu memperhatikan beberapa poin penting yang termasuk di bawah ini, di antaranya:

Kita tidak dianjurkan mengirim pesan dengan lampiran/attachment yang ukurannya terlalu besar yaitu lebih dari 1mb. Hal ini dimaksudkan bahwa tidak semua orang memiliki akses internet yang begitu cepat dengan kecepatan yang sama dengan kita. Karena, biasanya kita mampu mengirim file lampiran tersebut, namun penerima pesan kita tidak dapat mengunduh pesan kita, sehingga pesan dikatakan gagal sampai. Bahkan beberapa penyedia email juga mulai membatasi ukuran file yang dikirim agar tidak melebihi kapasitas yang sudah ditentukan.
Tidak dianjurkan mengirim lanjut atau me-forward pesan ke seseorang tanpa berpikir apakah orang tersebut (yang menerima pesan kita) membutuhkan pesan tersebut atau tidak.
Tidak dianjurkan mengosongkan kolom subjek. Sehingga, kita dianjurkan untuk mengisi kolom subjek apapun itu tulisannya.
Tidak dianjurkan menggunakan huruf Capslock atau huruf capital semua seperti ‘KAMU CANTIK’. Hal ini menunjukkan bahwa kita kesannya berteriak ke dia.
Tentunya dianjurkan menggunakan kata-kata yang santun dalam berkomunikasi. Karena ada kalanya apa yang kita tulis berbeda makna dengan apa yang sebenarnya kita sampaikan. Sehingga perlu kita menuliskan dengan secara hati-hati dan dengan hati.

Istilah dalam Email

Adapun beberapa istilah dalam email yang perlu kita ketahui di antaranya adalah sebagai berikut:

Sign Up: mendaftarkan diri sebagai pengguna email.
Sign In: untuk masuk ke email dengan menggunakan user id yang sudah didaftarkan sebelumnya.
Compose: menulis surat atau pesan baru.
Inbox : surat atau pesan yang masuk ke email kita.
To: kolom alamat email pengguna yang kita tuju.
CC: kolom yang bisa kita gunakan ketika kita mengirimkan pesan atau surat ke banyak pengguna.
BCC: kolom seperti CC, namun pada kolom ini, kita tidak member tahun alamat email kita kepada para pengguna email yang kita tuju.
Draft: merupakan tempat di mana sebagai penyimpan pesan atau surat yang tidak terkirim atau belum terkirim.
Sent: tempat penyimpanan pesan atau surat yang sudah terkirim.
Spam: tempat penyimpanan pesan atau surat yang sifatnya mengganggu atau berisi kata-kata yang kurang baik.
Reply: tombol untuk membalas surat atau pesan.
Trash: tempat penyimpanan pesan atau surat yang sudah dihapus. Dalam trash, kita dapat menghapus secara permanen pesan atau surat kita untuk antisipasi kita dalam melindungi pesan kita terhadap para hacker.
Bulk: tempat penyimpanan pesan atau surat yang dicurigai sebagai pesan atau surat yang dianggap sebagai SPAM.
Forward: tombol untuk meneruskan surat atau pesan tanpa kita menuliskan kembali isi pesan tersebut, kecuali jika memang dibutuhkan tambahan pesan.
Attachment: fitur email yang digunakan dalam pengiriman pesan berupa gambar, file, video dan lain sebagainya.

Itulah 15 istilah dalam email, yang mungkin ada beberapa istilah yang baru kita ketahui saat ini. Karena, pada dasarnya kebanyakan manusia hanya menggunakan suatu alat tanpa memahami apa yang ada di dalam alat itu sendiri.

Keamanan

Keamanan data email yang kita miliki tidaklah terjamin. Hal ini selalu menjumpai resiko umum yang mungkin dapat diketahui oleh orang umum dan bahkan orang yang tidak kita kenal sama sekali. Pada umumnya, keamanan data dapat bocor ketika kita menggunakan jasa penyedia email yang melewati beberapa server sebelum sampai ke tujuan yang sebenarnya kita maksud. Bahkan tidak menutup kemungkinan, akan selalu ada saja orang yang tidak bertanggung jawab telah menyadap pesan email kita. Hal ini sangat ditakutkan oleh siapapun, khususnya pengguna email perusahaan.

Namun, seiring berkembangnya teknologi, kini kita dapat mengantisipasi hal ini. Kita dapat mengamankan data-data rahasia kita dengan menggunakan metode pengacakan atau enskripsi. Salah satu program enskripsi yang paling populer digunakan saat ini adalah PGP (Pretty Good Privacy).

Ketika kita menggunakan PGP, maka data pesan kita akan dienskrip sehingga dengan kata lain, hanya orang yang kita tuju saja yang dapat membaca pesan kita secara lengkap. Namun hal ini dapat dilakukan dengan catatan bahwa keduanya antara pengirim dan penerima haruslah memiliki PGP dan harus sama menggunakannya.

Perkembangan Email

Tidak seperti dahulu, bahwa pada tahun 1980-an, email mulai dapat digunakan oleh khalayak umum. Bahkan para pelajar pun saat ini telah diwajibkan menggunakan dan memiliki email. Di sini mulai adanya email yang berbayar juga. Namun, masih banyak juga email berbasis web yang masih gratis seperti Yahoo, Google, MSN, dan lain sebagainya, ya walaupun email-email tersebut telah membatasi kapasitas yang terbatas.

Memang perkembangan email ini mulai dirasakan kenyamanannya. Namun ada hal yang membuat perkembangan ini menurunkan sesuatu. Yaitu kantor pos mulai banyak yang tutup karena banyak orang yang mulai menggunakan email sebagai sarana mengirim pesan.

Itulah beberapa pengetahuan mengenai email, mulai dari sejarah email, pengertian, kelebihan, kelemahan, komponen dan lain sebagainya sebagai penunjang kita dalam mengetahui dan penambah wawasan kita mengenai email. Jadi, kini kita tidak semata-mata menggunakan email saja, melainkan juga memahami bagaimana sejarah dan asal usul email itu sendiri.